גיבוי SalesForce - ברירת מחדל

האם הגיבוי שלכם מבטיח אוטומציה ושחזור גירסאות?מערכת SalesForce שומרת העתק של מידע על הלקוחות למקרים של התאוששות מאסון, אך חשוב שמשתמשי SalesForce ייצרו גיבוי מידע ואסטרטגיית התאוששות כחלק אינטגרלי של ניהול המידע ומודל האבטחה שלהם.

שירות ההתאוששות מאסון של SalesForce הינו תהליך יקר הגוזל זמן רב. יש להשתמש בו אך ורק כאמצעי אחרון, כשאין כל העתק זמין של המידע.

חשוב להבין את ההבדלים בין סוגי המידע (מידע ומידע אודות פריטי המידע) והדברים שכל שיטת גיבוי כוללת:

  • מידע מתייחס לכל הרשומות שלכם, כולל חשבונות, אנשי קשר, לידים, הזדמנויות, מקרים, חוזים ורשומות אחרות. מידע יכול לכלול גם רשומות פריטים מותאמים שלכם, קבצים, תוכן ותוכן צ'טים.
  • מטא דאטה (metadata) מתייחס לכל הגדרות התצורה שלכם, כמו שדות מותאמים, תבניות דפים, דוחות, דשבורדים וקודים מותאמים כמו Apex ו-Visualforce.

מדוע אני צריך לגבות את מידע סיילספורס שלי?

אפילו עם הכוונות הטובות ביותר, משתמשים ומנהלי מערכות חוו מצבים שבהם הם מחקו כמויות גדולות של מידע במערכת SalesForce או שינו רשומות רק כדי לגלות בדיעבד שהם עשו טעות. עם כלים כמו Data Loader קל מאד למחוק מידע רב או לעדכן רשומות ושגיאה פשוטה אחת בקובץ המקור שלכם או במיפוי שדה יכול לגרום לאסון למידע שלכם. מומלץ לבצע גיבוי קבוע למידע שלכם וליצור גיבוי ידני למידע בנקודות זמן מסוימות לפני שאתם מתקדמים בפרוייקט מידע גדול בארגון שלכם.

מדוע אני צריך לגבות את המטא דאטה שלי?

באותה קלות שבה משתמשים יכולים למחוק את רשומות סיילספורס בטעות או לשנות רשומות, קל למנהלי מערכות ולמפתחים (ומשתמשים עם הרשאות מתקדמות) לעשות שינויים בהגדרות תצורה, כמו הוספת או מחיקת שדות מותאמים, לשנות תבניות דפים, למחוק או לשנות דוחות ודשבורדים או לשנות קוד מותאם. היות ושינויים רבים אלו אינם הפיכים, חשוב שיהיה העתק של המטא דאטה שלכם כדי להתאושש במקרה ואתם זקוקים לשחזור של ההגדרות הקודמות שלכם.

מה לגבי שחזור המידע שלי?

SalesForce מציעה כלים כמו Data Loader וממשק פתוח לתכנות אפליקציות (API) כשיטה עבור לקוחות לצורך שחזור ידני של המידע שלהם. חשוב לציין את הסדר שבו המידע משוחזר, כדי שהיחסים והקשרים לרשומות הרלוונטיות יישמר. לקוחות יכולים לבחור להשתמש בשירותים של סיילספורס או כשותף כדי לסייע להם לשחזר את המידע שלהם בתנאי שיש להם העתק זמין של המידע הזה.

על מנת לסייע ללקוחות לגבות בקביעות את המידע שלהם במערכת SalesForce, קיימות מספר אפשרויות מובנות שזמינות ללקוחות ללא עלות נוספת. ישנן גם מספר אפשרויות צד שלישי שניתן למנף כשנדרשת גישה יותר מקיפה.

תמיכת SalesForce לא מציעה שירות שחזור מידע מקיף. המטרה בתהליך הגיבוי וההתאוששות היא לספק קבצים בפורמט CVS שמנהלי מערכות יצטרכו להשתמש באמצעות כלי יבוא זמינים.

השיטות הבאות אפשריות לשימוש לשחזור רשומות מחוקות שלא נמחקו לחלוטין או שרוקנו אותן מסל המחזור בארגון:

  • שחזור רשומות בסל המחזור – כשזה אפשרי, זאת האפשרות הטובה ביותר היות וניתן לשחזר אוטומטית את הקשרים בין הרשומות (למשל, פעילויות וקבצים מצורפים).
  • אם יש יותר מדי רשומות לשחזור ידני - ארגונים שמאפשרים שימוש ב-API יכולים למנף כלי לקוח נוספים, כמו Workbench על מנת לשחזר רשומות מחוקות רבות.

אם רוקנו את המידע או שאתם לא יכולים לשחזר רשומה מסל המחזור או שאתם לא מצליחים לשחזר רשומה מסל המחזור, מנהלי המערכת יצטרכו ליצור מחדש את הרשומות כרשומות חדשות כשהם משתמשים במידע שנשמר בקובץ הגיבוי. אתם יכולים ליצור מחדש רשומות באמצעות כלי יבוא מידע זמינים לייבא מחדש או להחזיר את הרשומות המחוקות כדי לשחזר אותן ביעילות.

  • כל הרשומות ש"הוחזרו" מחדש (כלומר, נוצרו) יקבלו זהות רשומה ייחודית חדשה ומנהלי מערכות יצטרכו לשקול זאת כשהם משחזרים רשומות שקשורות אחת לשנייה. זהות של רשומות קודמות שכלולות בקבצי הגיבוי לפריטים שדורשים גיבוי או שצריך להחליף אותם בכל קובץ בזהות רשומות ייעודיות חדשות כדי ליצור קשרים נכונים ביניהם כשמבצעים ייבוא.
  • תצטרכו לבצע החלפה או עדכון של זהות רשומות קודמות בזהות רשומות חדשות באופן חיצוני על ידי שימוש בפונקציית אקסל vlookup או לחלופין, שמנהל מערכת ישקול יצירת שדה זהות חיצוני מותאם כדי לשמור על זהות רשומות קודמות לשימוש עם רשומות שקשורות אחת לשנייה כשמבצעים ייבוא מחדש. ראו הזנה, עדכון או מחיקת מידע בשימוש באפליקציית Data Loader, כדי לקבל יותר פרטים על שימוש בשדה זיהוי חיצוני להתאמה בין רשומות פריטים שקשורות אחת לשנייה ב-Upsert ו-Data Loader וקשרים לדוגמא של מקרה כזה בפועל.
  • על מנת לשמר מידע היסטורי של שדות בקרה (שנוצר ועבר שינוי) כשמבצעים יבוא מחדש, אתם תצטרכו את התיעוד ההיסטורי (log) של מקרה, כדי ליצור בקשה לאפשר תכונה של יצירת שדות בקרה עבור הארגון שלכם. ראה פרטים נוספים על שיקולים לפני שאתם מאפשרים יצירת שדות בקרה.

במידה וקובץ הגיבוי אינו זמין ליצירה מחודשת של הרשומות, תצטרכו לשקול אפשרות של שחזור נתונים.

קיימים מספר פתרונות גיבוי מידע אשר שותפי SalesForce מציעים בפלטפורמה SalesForce AppExchange. כמה מהם הם מקיפים יותר, היות והם מאפשרים לכם להפוך את הגיבויים של המידע והמטא דאטה שלכם לאוטומטיים. בנוסף, הם מספקים מנגנון שבאמצעותו אתם משחזרים את המידע הזה בקלות. SalesForce ממליצה שלקוחות SalesForce יבחנו מספר הצעות וחוות דעת של לקוחות אחרים לפני שהם בוחרים פתרון מבין הצעות אלו. SalesForce לא מאמצת או ממליצה על פתרון מסוים.

זכרו!

פיתוח ויישום של אסטרטגיה לניהול שחזור רשומות נחשבת מחוץ לתחום פתרונות התמיכה של Salesforce. סיילספורס שומרת העתק של מידע לקוחות למטרות התאוששות מאסון. לקוחות יכולים לבקש את המידע הזה, אך בעלות גבוהה ובמשך פרק זמן ארוך משמעותית (התעריף האחיד של שירות שחזור נתונים הוא 10,000 דולר כדי לשחזר מידע שנמחק ב-3 החודשים האחרונים. התהליך יכול להימשך עד ארבעה שבועות). מטא דאטה של לקוחות לא כלול בגיבוי ושימוש בשירות זה יישקל רק כמוצא אחרון.

 נתוני סיילספורס בארגון שלכם אינם בטוחים כפי שאתם חושבים