מהן הסיבות לגיבוי SalesForce?

האם גיבוי סיילספורס מבטיח לכם יכולת שחזור גירסאות?SalesForce יכולה להציע לכם כחלק מההצעה הסטנדרטית את הדברים הבאים:

  • שחזור מידע מידי אוטומטי.
  • שמירת מידע לטווח הארוך.
  • שחזור של מטא דאטה.

מחיקה בטעות ומחיקת הנתונים הקיימים על ידי עדכונם קורים כל העת. כשכל המידע יקר הערך נשמר במערכת SalesForce, ארגונים חייבים לבצע גיבויים קבועים למידע שלהם בפלטפורמת SalesForce ולעתים קרובות, כדי למנוע אובדן מידע. חשוב שארגונים גם  לא יהיו תלויים לחלוטין בשירות יצוא מידע כשיטת גיבוי, היות וכשכל כך הרבה מידע מעודכן בקביעות במערכת SalesForce, אפילו גיבוי פעם בשבוע לא מספיק.

שירות שחזור מידע על ידי סיילספורס מבוסס על סל המחזור שיש בו רשומות מחוקות שניתן לשחזר אותן עד 15 יום לפני שהם נמחקות לצמיתות. כשכמות הקבצים בסל המחזור מגיעה לסף שטח האחסון שלו, הרשומות הישנות ביותר נמחקות אוטומטית כדי לפנות שטח אחסון. כשפריט מותאם נמחק הוא נמחק מיד ממאגר המידע ולא ניתן לשחזר אותו.

פלטפורמת SalesForce Enterprise ו- Unlimited Editions מציעות פונקציית יצוא מנהל מערכת (admin export function), אך ניתן להריץ אותה רק פעם בשבוע והיא דורשת התקנה ידנית כדי לשמור את המידע מקומית.

שמירת מספר קטן של גרסאות

אובדן מידע בענן מתרחש כל הזמן. למרות שזה לא סביר שתחוו אובדן מידע בגלל תקלה במערכת SalesForce, 47% מאובדן המידע בענן נגרם כתוצאה מטעויות של משתמשים, כמו מחיקה בטעות או מחיקת מידע קיים על ידי עדכונו. כל פעם שמשתמש מוחק מידע ממערכת SalesForce של החברה, המידע נשמר רק 15 ימים בסל המחזור של SalesForce . כשיש כל כך הרבה מידע ומשתמשים שניגשים למידע במערכת SalesForce ארגונית, זה יכול להימשך זמן רב בהרבה מאשר 15 יום לפני שמשתמש או מנהל מערכת מגלה שמשהו נמחק בטעות.

Salesforce מציעה שירות שחזור מידע כמוצא אחרון לארגונים שצריכים לשחזר מידע שנמחק ואין להם גיבויים משלהם. לא רק שהעלות בסך של 10,000 דולר לשירות שחזור מידע הוא גבוה מאד, אלא שניתן לשחזר רק מידע מ-90 הימים האחרונים שהופך אותו ללא רלוונטי לרוב הארגונים.

גיבויים ידניים מסורבלים

בניגוד לאמונה המקובלת, Salesforce לא מבצעת את הגיבוי למידע של הלקוחות עבורם. למרות זאת, היא מציעה שירות גיבוי ידני שנקרא שירות יצוא מידע (Data Export). רוב הארגונים יכולים לייצא את כל המידע שלהם במערכת SalesForce פעם בשבוע באמצעות שירות זה. אך היזהרו, כי זו עלולה להיות משימה מתסכלת מאד.

מנהלי מחשוב צריכים לקבוע זמן או לבקש לבצע יצוא מהדף של שירות יצוא (Export Service Page) במערכת SalesForce. זה יכול להימשך שעות או ימים לפני שקובץ היצוא יהיה מוכן, תלוי בכמות המידע שנדרשת לייצא והיקף התעבורה במערכת סיילספורס עצמה. כשקובץ היצוא מוכן, מנהלי מערכת המחשוב צריכים לזכור לחזור לדף שירות היצוא כדי להוריד את קבצי היצוא הדחוסים בפורמט ZIP. לאחר מכן, צריך לסדר את הקבצים ידנית במיקום מרכזי לצד הקבצים ליצוא מהשבועות הקודמים בזהירות. הם לא התבדחו כשהם אמרו "ידני".

היעדר יכולות חיפוש בגיבויים ידניים

כפי שצויין קודם לכן, זה יכול להימשך זמן מה עד שמשתמשים או שמנהלי מערכת המחשוב מגלים שחסר מידע או שהוא נמחק. גם בארגונים  שבהם מנהלי מערכות המחשוב יוזמים יצוא של המידע בפלטפורמת סיילספורס מדי שבוע, חיפוש בתוך קבצי היצוא עלול להיות מסובך, במיוחד אם מנהלי מערכות המחשוב אינם בטוחים בזמן שבו המידע החסר היה קיים במערכת סיילספורס. ללא יכולת לחפש בכל הגיבויים, מנהלי מערכות המחשוב עלולים לבזבז שעות וימים כשהם מחפשים אחר המידע החסר בקבצי ZIP.

SalesForce שומרת בשיטתיות העתק מדויק של כל מרכז מידע, כמו גם שכפול בין מרכזי מידע. האם אתם באמת צריכים לגבות את המידע שלכם בפלטפורמת SalesForce כשיש רמת הגנה כזאת של שחזור מידע? התשובה היא כן. המידע שלכם מגובה וניתן לשחזור על ידי SalesForce במקרה של אובדן מידע באחד ממרכזי המידע שלהם, אך גיבויים אלו לא יהיו נגישים לכם - למשתמשי הקצה. SalesForce מספקת שחזור מידע מוגבל למשתמשי קצה והיא ממליצה לכם, כדי למנוע אובדן מידע: "חשוב שתגבו ושתוכלו לשחזר את המידע שלכם ב-salesforce.com".

סיבות לאובדן מידע במערכת Salesforce

למרות שזה ממש לא סביר שתהיה השבתה של שירות SalesForce או שתחוו אובדן מידע, אך ישנם תסריטים מציאותיים רבים שיכולים לגרום לאובדן ו/או השחתת מידע בקנה מידה עצום.

מקרים אלו כוללים:

  • מחיקה בכוונת זדון: עובד ממורמר מוחק אלפי רשומות ואז מוחק את סל המחזור, כשהוא מוחק לחלוטין את הרשומות האלו ממאגר המידע.
  • משימות אוטומטיות: פעולה שגויה שמוגדרת במערכת לבצע עדכונים אוטומטיים בהיקף נרחב במערכת SalesForce או סדרת פעולות מחיקה של פריטים לא רלוונטיים בסל המחזור או מעבר של מגבלת שטח האחסון.
  • טעויות סינכרוניזציה: סינכרוניזציה עם אפליקציות צד שלישי, כמו אאוטלוק עבור מערכת SalesForce עלול לגרום להשחתת מידע או אובדנו.

גיבוי המידע שלכם במערכת SalesForce הינו מרכיב קריטי בכל תכנית המשכיות עסקית וזה גם משרת למטרה חשובה, כמו שחזור מידע עסקי קריטי שדרוש להתדיינות משפטית, ציות לרגולציה ובקרות.

 נתוני סיילספורס בארגון שלכם אינם בטוחים כפי שאתם חושבים